7 benefícios de manter uma to-do list
Amanda VieiraPorque uma to-do list vai te ajudar
Uma das reclamações mais recorrentes entre as pessoas nos dias de hoje é a falta de tempo, especialmente para aqueles que estudam e trabalham.
O que se está esquecendo, todavia, é que o tempo, embora relativo, é exatamente o mesmo para todos nós. Para mim e para você o dia tem as mesmas 24 horas.
"Mas então por que algumas pessoas conseguem fazer tantas coisas e serem tão produtivas e eu não?"
As razões podem variar de pessoa para pessoa, mas algo comum a todas as pessoas produtivas é que elas sabem gerenciar o seu tempo.
A combinação gerenciamento de tempo e organização da rotina é algo que tem impacto imediato e absoluto na produtividade das pessoas.
Conseguir gerenciar o tempo de maneira eficiente, manter um cronograma organizado e fugir da procrastinação são desafios diariamente enfrentados por todos os estudantes.
Algumas pessoas encontram mais dificuldade em conseguir planejar e seguir um plano de estudos, do que em estudar e compreender os conteúdos em si.
Sabemos bem que não é nenhum um pouco fácil administrar uma rotina de estudos. Mas existem ferramentas que podem ajudar!
Uma simples lista de tarefas, por exemplo, elaborada na noite anterior, tornará seu dia mais produtivo e trará vários outros benefícios para sua vida. Quer ver só?
Continue lendo e conheça os benefícios de manter uma to-do list ou "lista de coisas a fazer".
O que você vai encontrar nesse artigo:
Benefícios de manter uma to-do list
1. Durma melhor
2. Valorize seu tempo
3. Drible a procrastinação
4. Seja mais produtivo
5. Não atrase nunca mais!
6. Obtenha informações sobre si mesmo
7. Alcance objetivos diariamente
Como fazer uma to-do list
1º Escolha um meio
2º Defina a periodicidade
3º Estabeleça ordem de prioridade nas tarefas
4º Anote todas as tarefas
5º Consulte sua to-do list várias vezes ao dia
Dicas para melhorar a vida com uma to-do list
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Benefícios de manter uma to-do list
Entenda quais são os benefícios de manter uma to-do list para a sua vida pessoal, profissional e acadêmica!
1. Durma melhor
Quem nunca se flagrou repassando tarefas do dia seguinte antes de dormir e ao acordar, fez certo esforço para lembrar quais eram elas e ainda ficou com aquela chata sensação de estar esquecendo de algo importante?
É normal planejar o dia seguinte antes de dormir.
Funciona como se estivéssemos firmando um compromisso com nós mesmos: "amanhã eu vou acordar, vou fazer isso e depois isso; a tarde tem isso e isso para fazer e se der tempo a noite faço aquilo".
Ficamos repassando esse cronograma nos minutos que antecedem nosso sono, para fixar na memória e não esquecermos o que nos aguarda no dia seguinte.
Contudo, fazer isso pode atrasar o nosso sono ou até mesmo expulsá-lo, dando lugar a indesejada insônia.
Para a maioria das pessoas, planejar as atividades futuras antes de dormir desperta a ansiedade e acaba por prejudicar o descanso.
Ainda que não se tratem de atividades importantes, nosso medo de esquecer o que devemos fazer no dia seguinte interfere negativamente no nosso repouso noturno.
Por isso, um dos benefícios de manter uma to-do list diária com todas suas tarefas é que ela possibilita que você não se preocupe em esquecer de algo, porque tudo o que precisa fazer está devidamente anotado na sua lista.
Elabore uma to-do list com as atividades do dia seguinte ao final de cada dia.
Assim você pode utilizar os minutos que antecedem seu sono para pensar em aspectos mais prazerosos da sua vida, ler um livro ou simplesmente não fazer nada, apenas relaxar e desligar seus pensamentos.
2. Valorize seu tempo
Com uma to-do list para te amparar, ao finalizar uma tarefa, você já tem diante dos olhos qual será a próxima e não precisa repassar todas as tarefas do dia na sua cabeça e decidir qual realizará a seguir, porque a decisão já foi tomada anteriormente.
Ao planejar seu dia, você tem em mãos um roteiro para seguir. Saber qual é o próximo passo, ou no caso a próxima tarefa, evita com que você gaste seu tempo tentando lembrar o que precisa ser feito, além de garantir que você não se esqueça de nada o que precisa fazer.
Organizar mentalmente todas as suas atividades, lembrando tudo o que precisa ser feito naquele dia e pensar na ordem de realização é algo que, feito mais do que uma única vez, trata-se de desperdício de tempo.
Invista alguns minutos do seu dia anterior no planejamento do dia seguinte fazendo uma lista com as tarefas e ordem de realização das mesmas.
Vai por mim, isso fará com que você não desperdice preciosos minutos do seu dia.
3. Drible a procrastinação
Um dos maiores (se não o maior dos) desafios de todo e qualquer estudante é, sem dúvidas, a procrastinação.
Como estudar normalmente é algo que somente nos dá prazer a longo prazo (quando alcançamos nossos objetivos), nosso cérebro entende essa atividade como algo penoso, dolorido e, por isso, tendemos, ainda que "sem querer", a prorrogá-la o máximo possível.
Por causa disso, em vez de estudar, optamos por realizar atividades mais prazerosas no curto prazo, como assistir a um filme, conferir redes sociais e por aí vai.
Especialmente quando estamos abarrotados de atividades, a tentação de nos distrairmos com coisas alheias aumenta e fica muito difícil resistir, afinal temos tanto a fazer que não sabemos nem por onde começar!
Quando percebemos, metade do dia passou e nenhuma tarefa do dia sequer foi iniciada.
Agora, quando se tem todas as tarefas listadas você sabe exatamente por onde começar SEMPRE!
Por essa razão, uma to-do list é uma valiosa aliada contra a procrastinação. E esse é sem dúvidas um dos maiores benefícios de manter uma to-do list.
Se você for fiel à sua lista, manterá o foco e realizará uma tarefa atrás da outra na ordem estabelecida, sem deixar espaço no seu dia para a procrastinação.
4. Seja mais produtivo
Ao organizar sua to-do list, classifique suas tarefas de acordo com a importância e urgência de cada uma e estabeleça uma ordem para realização delas, priorizando as mais importantes.
Deste modo, você gastará sua energia realizando as tarefas que são realmente importantes, deixando para depois (ou nunca mais) as irrelevantes.
Focar no que realmente importa impactará positivamente na sua produtividade. Isso porque 80% dos seus resultados dependem de 20% dos seus esforços, de acordo com o princípio de pareto.
Por isso, ao fazer sua lista, estabeleça uma ordem de prioridade de acordo com a importância e urgência de cada tarefa, seguindo critérios razoáveis. Para isso, vale a pena refletir a respeito dos seus objetivos e mensurar a relevância de cada tarefa para o alcance deles.
Atenção: quando tudo é urgente, nada é urgente. Se muitas de suas tarefas apresentam elevado grau de urgência, algo deve estar errado. Procure descobrir onde está o gargalo.
Realizar as tarefas conforme o grau de importância aumentará sua produtividade, vez que os resultados almejados serão alcançado mais rapidamente, porque você fez primeiro o mais importante e não desperdiçou energia com tarefas irrelevantes.
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5. Não atrase nunca mais!
Seja o pagamento de um boleto ou uma pesquisa, evite atrasos no pagamento ou entrega. Antecipe as datas de vencimento e os prazos fatais, e os cumpra com antecedência.
Com sua rotina organizada e devidamente listada, é possível antecipar suas entregas, programando-se para tanto.
Ou se não quiser antecipar, tudo bem também. O importante mesmo é não atrasar!
Nossa memória vive nos pregando peças e esquecendo de coisas importantes. É muito irritante lembrar do vencimento de uma conta no dia seguinte!
Pior que isso é aquela sensação desesperadora de lembrar de um trabalho ou compromisso em cima da hora. Esse é o tipo de frio na barriga que ninguém gosta…
E quando lembramos do vencimento de uma conta uns dias antes ou de um compromisso e pensamos com nós mesmos: "não posso esquecer!" e então, esquecemos.
Se tivéssemos anotado na to-do list no momento em que lembramos, sem confiar apenas na nossa memória super falível, teríamos evitado o transtorno.
Pior é quando o transtorno afeta alguém além da gente. Aí sim nos sentimos mal e culpados. E é mesmo tudo culpa nossa! Esquecer é uma terrível falha e jamais servirá como uma justificativa plausível.
Dizer "não fiz o trabalho porque esqueci" ou "não paguei o boleto porque esqueci" não te livrará de ser mal avaliado ou ter que pagar juros em hipótese alguma!
Mas lembre-se que a to-do list é apenas uma ferramenta e não faz milagres! O seu bom desempenho depende unicamente de você mesmo.
Portanto, não deixe nenhuma atividade ser esquecida, anotando-as no imediato momento em que lembrar ou pensar nelas.
6. Obtenha informações sobre si mesmo
Analise ao final de cada dia ou semana como foi seu desempenho com as tarefas, avalie porque fez o que fez ou deixou de fazer.
Isso ajudará a descobrir as coisas com as quais tem mais afinidade, dificuldade ou interesse.
Para um bom gerenciamento do seu tempo, você precisa saber pelo menos algumas informações básicas sobre si mesmo, como quanto tempo leva para ler determinado número de páginas, fazer determinada atividade e assim por diante.
Dessa forma, sua to-do list será cada vez mais aprimorada e se tornará mais eficiente, pois será possível adequá-la ao seu ritmo.
Conhecer a si mesmo ajudará a melhorar sua performance nos mais variados aspectos da sua vida, especialmente em relação aos estudos.
7. Alcance objetivos diariamente
O objetivo de manter uma lista de tarefas diária é terminá-la ao final de cada dia.
Funciona como se fossem metas diárias que, se cumpridas, te darão uma sensação de missão cumprida.
A satisfação de terminar seu dia com a lista de tarefas concluídas é maravilhosa, porque você alcançou seu objetivo.
Assim, em vez de alcançar um único objetivo uma única vez, você alcançará diariamente vários objetivos menores e ao final, todos eles formarão o grande objetivo.
Além de possibilitar que você acompanhe sua evolução rumo ao grande objetivo, você se permite aproveitar mais a caminhada até lá.
Por isso, ao final de cada dia, ao finalizar sua to-do list, comemore!
Orgulhe-se de ter sido produtivo e alcançado o objetivo a que se propôs naquele dia. Tome ciência que está um dia mais perto do seu grande objetivo e que está se saindo muito bem.
Obviamente, como não podemos prever o futuro, imprevistos te impossibilitarão de finalizar sua lista alguns dias e está tudo bem!
Desde que você tenha um motivo justificado para adiar suas tarefas, não tem problema deixar tarefas para amanhã ou depois.
Cuidado para não adiar a tarefa propositalmente em virtude de procrastinação. Adie somente o que for realmente necessário!
Seja rigoroso consigo mesmo, mas também se recompense. Estabeleça pequenas recompensas como assistir aquele seriado ao final do dia em que todas as tarefas foram efetivamente cumpridas, ou comer aquele chocolate especial.
Eu costumo me presentear com maratonas de série quando termino minhas tarefas antes do esperado.
Isso me motiva a focar muito mais nas minhas atividades, pois sei que quanto antes eu terminar todas elas, antes poderei aproveitar minha recompensa.
Obviamente, como tudo nesta vida, é necessário valer-se do bom senso!
Não se engane colocando um número insignificante de tarefas no seu dia somente para se dar ao luxo de dizer "terminei!" e ir atrás da sua recompensa.
O objetivo da lista não é te dar uma falsa sensação de dever cumprido, mas sim aumentar sua produtividade.
O foco deve estar sempre voltado para o grande objetivo, jamais nas pequenas recompensas diárias.
Como fazer uma to-do list
1º Escolha um meio
A primeira coisa a se fazer é definir o meio pelo qual você manterá sua to-do list.
Pode ser em uma agenda de papel, um arquivo no excel ou alguma das ferramentas digitais disponíveis gratuitamente, tais como Trello, Evernote, Google Keep ou Microsoft To Do.
Eu gosto de utilizar o Trello, porque lá consigo manter minha to-do list e o meu Kanban em um mesmo lugar e ainda posso acessar do meu computador ou celular, de onde estiver.
2º Defina a periodicidade
Depois de escolher onde manterá sua lista, você precisa definir a periodicidade da sua to-do list.
Algumas atividades podem ser planejadas com uma semana ou mais de antecedência, outras já não podem.
Por isso, o que eu faço e recomendo fazer é manter uma to-do list semanal e acrescentar outras tarefas durante a semana, conforme forem surgindo ou na noite anterior.
Geralmente faço minha lista no domingo à noite e no decorrer da semana faço ajustes necessários, incluindo novas, adiando ou adiantando tarefas.
3º Estabeleça ordem de prioridade nas tarefas
Antes de alocar as atividades que já tem programadas para aquela semana, pare um instante e reflita acerca da ordem ideal para realização de cada uma.
Priorize o mais importante e fique atento aos prazos que tem para cumprir.
Determine essa ordem e comece a distribuir suas tarefas de acordo com a prioridade de cada uma.
Eu gosto de anotar também minhas tarefas "fixas", como ir à academia e estudar inglês.
Assim consigo ter uma visão de quantas atividades tenho para aquele dia, facilitando o gerenciamento do meu tempo.
4º Anote todas as tarefas
Anote todas, absolutamente todas as tarefas que você tem para realizar.
Ainda que sejam tarefas rápidas, como afazeres domésticos ou ler um texto com duas páginas.
Tendo todas as tarefas listadas, você tem uma visão completa do seu dia e assim pode organizá-lo com mais eficiência.
5º Consulte sua to-do list várias vezes ao dia
Lembre-se que todas as suas tarefas estão anotadas no mesmo lugar e organizadas de acordo com a prioridade.
Atente-se para seguir seu planejamento consultando sua lista ao final de cada tarefa.
Além de manter sua lista atualizada com as tarefas que já foram cumpridas, você ainda consegue analisar como está sendo sua produtividade naquele dia e o quanto ainda falta a ser feito.
Estar em constante contato com essas informações permite que você gerencie seu tempo de maneira mais eficiente.
Lembrando que cada pessoa gosta de ser organizar da sua maneira e que suas particularidades devem ser consideradas na hora de elaborar uma to-do list.
Além do mais, não existe jeito certo ou errado de se organizar. Existe aquele que funciona melhor para cada pessoa.
Agora que você já sabe como fazer uma to-do list, que tal umas dicas para melhorar sua vida com sua to-do list?
Dicas para melhorar a vida com uma to-do list
- Planeje sua semana com antecedência; eu particularmente gosto de fazer isso no domingo a noite, para começar a semana já sabendo o que me espera pela frente;
- Seja razoável! Não encha as colunas com um grande número de tarefas que não conseguirá realizar no prazo pretendido;
- Divida suas atividades em tarefas pequenas, que não necessitem de mais de 1 a 2 horas para serem concluídas;
- Estabeleça uma ordem de prioridade entre suas tarefas e comece pelo mais importante;
- Seja fiel à sua lista. Esforce-se para finalizar todas as atividades do dia e siga a ordem de prioridade que estabelecer;
- Seja honesto consigo mesmo! Não marque como feito aquilo que ainda está incompleto ou que precisará ser refeito;
- Seja flexível! Não se torne escravo da sua lista. Faça alterações quantas vezes forem necessárias ao longo da semana e mantenha sua sanidade mental;
- Utilize o meio que mais gostar: agenda, papel, bloco de notas ou ferramentas digitais, tais como Trello, Evernote, Google Keep ou Microsoft To Do (todas gratuitas).
Você perceberá como o bom gerenciamento do seu tempo impactará na sua vida de forma positiva e o deixará mais feliz.
Só quem tem to-do list conhece o sentimento de satisfação pessoal sentido ao marcar como concluída a última tarefa do dia.
Neste artigo você conheceu os benefícios de manter uma to-do list, aprendeu como fazer uma to-do list e ainda pode aproveitar algumas dicas. Agora a gente quer saber de você: qual é o maior benefício de manter uma to-do list na sua vida?
