8 coisas para aprender em 10 minutos e melhorar 10x sua produtividade

Existem dois tipos de pessoas no mundo — as que fazem as coisas e as que não conseguem fazer independente do motivo.

O tempo é de graça, mas seu preço é inestimável.

Provavelmente você tem muitas responsabilidades e várias coisas a fazer na sua frente todos os dias, mas ser "produtivo" não é o mesmo que estar "ocupado".

Adote alguns desses hábitos nos próximos 10 minutos, e você será mais produtivo pelo resto da sua vida.

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Como tornar seus estudos mais produtivos

1. Como priorizar

Você não pode atingir nada na vida se não tiver clareza exata sobre o que quer. Ter planos te forçam (ou pelo menos deveriam) a fazer algo.

Yogi Berra uma vez disse, "se você não sabe onde está indo, talvez não chegue lá". Você não tem chance de realmente fazer as coisas na vida se não tiver prioridades.

Prioridades são coisas que você tem que fazer na sua vida pessoal ou no trabalho.

Pessoas de sucesso e que são efetivas sabem o que fazer, quando fazer e as ferramentas que precisam para ajudá-las a atingirem seus objetivos na vida. Saber como priorizar afeta o sucesso da sua vida e do seu negócio.

Para priorizar melhor, identifique suas tarefas mais importantes (TMIs), separe as urgentes das importantes, identifique o valor de cada tarefa, ordene-as por importância, e finalmente adicione o tempo estimado para completar as tarefas na sua lista de afazeres.

Mantenha sua lista de afazeres (to-do list) curta.

Chame ela de "lista do sucesso", diz Gary Keller, autor de "The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results".

Gary explica:

"Várias horas são gastas checando as tarefas feitas da lista e terminar o dia com uma cesta de lixo cheia e uma mesa vazia não é efetivo ou tem algo a ver com sucesso. Ao invés de uma lista de afazeres (to-do list), você precisa de uma "lista do sucesso" — uma lista que foi criada propositalmente para resultados extraordinários.
Listas de afazeres tendem a serem longas; listas do sucesso são curtas. Uma te puxa em várias direções; a outra te alinha em uma direção específica. Uma é um diretório desorganizado e a outra é uma diretiva organizada. Se uma lista não foi construída para o sucesso, então não é para ele que ela irá te levar. Se sua lista de fazeres contém tudo, então ela provavelmente está te levando para algum lugar, menos para onde você quer ir".

2. Como tirar tudo da sua cabeça

Não dependa muito da sua memória.

Ela irá falhar com você quando mais precisar dela.

Ao invés disso, escreva coisas todos os dias.

Existem centenas de opções para anotações — desde o bom e velho post it até aplicações como Evernote, Any.do e Wunderlist.

Escrevendo tudo que precisa fazer na semana, você terá uma visão mais ampla do que precisa ser conquistado — e define as prioridades de acordo.

3. Como separar tarefas urgentes e importantes

O que é urgente hoje pode não ser importante amanhã.

É seu trabalho saber o que é urgente e precisa de atenção imediata e o que é importante e pode ser adiado para amanhã.

Defina regras claras e limites para não acabar dependendo muito dos outros.

Quando suas tarefas são separadas em importantes e urgentes, você está mais propenso a dar atenção e finalizá-las o quanto antes.

Não tenha receio de não mandar mensagem à alguém ou responder aquele e-mail amanhã, para poder se concentrar nas suas tarefas.

Em 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done, Peter Bregman escreve, "para completar as tarefas certas, escolher o que ignorar é tão importante quanto escolher no que focar".

Reduza seus compromissos. Você provavelmente tem muito a fazer na sua frente. Se você organizar seus compromissos, você pode reduzir sua carga de trabalho e a quantidade de tempo que precisa para trabalhar.

4. Como focar em uma coisa por vez

A habilidade de focar é subvalorizada. Fazer uma coisa por vez muda tudo.

Fazer uma tarefa por vez te força a manter o foco.

Seu resultado pode aumentar de 2-5x se você focar em uma tarefa por vez com pouca ou nenhuma distração.

Quando você tem uma prioridade clara, fazer uma tarefa por vez é a melhor alternativa para concluir seu objetivo em menos tempo.

Quando você faz uma tarefa por vez, faz mais em menos tempo com menos stress.

5. Como viver a vida do 80/20

Você provavelmente já ouviu falar no Princípio de Pareto, conhecido como a regra do 80/20: foque em poucas coisas que vão te dar o maior benefício.

O princípio diz que, em muitos casos, cerca de 80% dos efeitos vem de 20% das causas.

Bem, provavelmente muitas coisas são jogadas em você de uma vez só todos os dias no trabalho, e você está muito ocupado tentando manter todas as coisas que chegam para parar por 1 minuto e avaliar o que é essencial, o que é urgente, o que você pode delegar e tudo mais que é um desperdício do seu recurso mais importante.

Quando você se força a focar em tarefas essenciais que tem um grande Retorno Sobre Investimento (ROI), você se torna mais produtivo, conquistando mais e simplificando sua vida no processo.

Para fazer mais em menos tempo, meça o tempo que você gasta em tarefas em cada hora, todos os dias por uma semana.

Quantas das suas atividades o deixaram mais perto dos seus objetivos?

Quantas foram perda de tempo?

Quantas poderiam ser delegadas?

Escolha 20% das suas tarefas que resultam em 80% dos resultados e terceirize ou simplesmente descontinue o resto.

Para efetivamente gastar menos e atingir mais, use a regra TMIs:

Escolha as três Tarefas Mais Importantes para cada dia, e foque completamente em finalizá-las em um tempo específico. Qualquer quantidade de tarefas a mais que isso, você provavelmente não vai finalizar todas.

Conquista é um grande motivador.

Progresso irá mantê-lo ativo quando parar de perseguir mais. Se restringindo a um número pequeno de coisas, você se força a focar apenas no essencial.

6. Como possuir e defender seu tempo

Sozinho, você pode tomar a responsabilidade do seu tempo e decidir quanto irá gastar nos seus pensamentos, conversas ações e até distrações propositais que irão te levar ao sucesso.

"Você não pode deixar outras pessoas decidir sua agenda na vida", disse Warren Buffet.

Se 80% dos resultados vem de 20% do seu tempo, imagine se você fizesse isso tão bem, que apenas precisaria trabalhar nesses 20%.

Proteja seu tempo como um investimento de valor.

"O que você faz hoje é importante, pois está trocando um dia da sua vida por isso", Autor desconhecido.

Pessoas altamente produtivas focam em concluir muitas coisas a todo minuto que têm à sua disposição.

Aloque tempo para suas tarefas a todo momento.

Cada tarefa do dia deve ser alcançável, realista e temporal. E o mais importante, todas as tarefas devem avançar seus objetivos do dia, semana ou mês. A constante do tempo irá te guiar para ter mais foco e ser mais eficiente.

Ser dono do seu tempo não é apenas sobre ter mais tempo livre; é sobre saber o que você quer e usar o tempo que lhe é dado para ser produtivo e chegar no objetivo.

"Lembre-se que se você não priorizar sua vida, alguém irá", diz Greg McKeown.

Reivindique seu tempo e de repente você irá ter uma porção de tempo extra para lidar com seus objetivos de vida, relaxar e desestressar, para gastar com sua família e amigos, para ler, para melhorar você mesmo, para trabalhar em um projeto ao qual é apaixonado, para fazer exercícios.

Será uma das coisas mais importantes que você irá fazer.

7. Como parar de ser perfeccionista

Se continuar buscando a perfeição, isso poderá fazer você levar mais tempo para concluir suas tarefas — e provavelmente você será menos produtivo do que planejou.

A razão disso, é que quando você se esforça para a perfeição gasta mais tempo do que precisava em uma única tarefa, fazendo com que outras responsabilidade sejam empurradas para trás.

Isso irá fazer com que você perca tempo e possivelmente irá chatear seu responsável imediato no processo. O perfeccionismo é ainda maior quando você não depende de ninguém senão você mesmo, pois o refinamento nunca acaba.

"Perfeccionismo pode ser o inimigo fatal, e é comumente uma ilusão, especialmente se você continuar melhorando algo que já está bom", diz Larry Kim, fundador e CEO da MobileMonkey.

8. Como medir seus esforços e resultados

Não meça você mesmo pelo que conquistou, mas por o que você poderia ter conquistado se tivesse usado os melhores princípios.

Se você não tirar um tempo para analisar resultados e perceber como fazer mais do que funciona, você estará desperdiçando muito tempo em atividades que têm pouco impacto na sua produtividade.

Examine seu trabalho constantemente.

Analise meticulosamente seus esforços e resultados.

A realidade esmagadora sobre viver e sobre a vida é: nós vivemos em um mundo onde muitas coisas estão tomando a maior parte do seu tempo mas dando os piores resultados e poucas coisas são de valor excepcional.

John Maxwell uma vez disse, "você não pode superestimar a não-importância de praticamente tudo".

Meça seus esforços, e documente como está investindo seu tempo.

Está obtendo os resultados que espera?

A princípio, isso parece ser uma perda de tempo, mas uma vez que você vê quão valiosos são os dados acerca da performance para tornar sua vida melhor, você começará a medir sua semana.


Publicado originalmente em: 8 Things You Can Learn in 10 Minutes That Will 10x Your Productivity

Traduzido e adaptado por apetrecho.digital

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