Como organizar seus estudos com o Kanban: da indústria japonesa para sua parede!
Amanda VieiraA origem industrial do Kanban
O Kanban é um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho.
Ele consiste na organização de um quadro com colunas e cartões, o qual reflete os status das atividades necessárias ao comprimento do objetivo.
Esse método tem suas origens no Sistema Toyota de Produção, desenvolvido no final da década de 40 com o propósito de aumentar a produtividade e a eficiência da indústria automobilística.
Ele integra o sistema de produção enxuta (lean manufacturing) que tem como princípios basilares o não-desperdício e a melhora contínua.
Apesar de sua origem industrial, o Kanban tem sido vastamente utilizado ao longo dos anos por empresas dos mais diversos segmentos, especialmente para gestão de projetos, cujo trabalho normalmente é desenvolvido por uma ou várias equipes.
A ampla utilização deste sistema se dá em virtude dos diversos benefícios que ele pode apresentar para as empresas.
Por exemplo, ele possibilita o acompanhamento simultâneo da evolução por todos os membros da equipe envolvidos em um mesmo projeto, que podem verificar o status de cada tarefa em tempo real, otimizando assim o trabalho da equipe.
Sem fórmulas prontas ou dicas rasas, descubra como criar um método de organização próprio e definitivo para melhorar seus estudos imediatamente.
Neste artigo, vou te ensinar a organizar seus estudos com o Kanban. Vem comigo!
- Como funciona o Kanban
- Como o Kanban vai melhorar seus estudos
- Como organizar seus estudos com o Kanban: passo-a-passo
- 1º Escolha o formato do seu quadro
- 2º Defina o grau de detalhamento dos cartões
- 3º Escreva todos os tópicos
- 4º Organize e dê nome às colunas
- 5º Estabeleça ordem de prioridade nos cartões
- 6º Mantenha seu Kanban vivo!
- 7º Kanban não faz milagres!
Como funciona o Kanban
A palavra Kanban tem origem japonesa e significa "cartão" ou "sinalização".
O conceito do Kanban é simples, mas a sua implementação nem sempre é fácil, porque necessita da criação de novos hábitos de organização para surtir efeito.
Ele consiste na elaboração de um quadro representando determinado projeto.
Esse quadro é composto por colunas e cartões, sendo que as colunas representam os status das tarefas que estão escritas nos cartões.
O quadro do projeto deve conter pelo menos três colunas que demonstrem (i) as tarefas a serem realizadas; (ii) as tarefas em andamento; (iii) e as tarefas concluídas.
Geralmente essas colunas são nomeadas como "to do", "doing" e "done".
Em português ficaria: "a fazer", "fazendo" e "feito".
O objetivo do quadro é que os cartões sejam movidos entre as colunas conforme os status das tarefas evoluem, fornecendo um panorama do que está pendente e do que já foi concluído.
O Kanban se apresenta como uma ferramenta de metodologia ágil, tal como o Scrum, e proporciona a otimização de resultados através da melhora dos processos.
Mas atenção para não confundir o Kanban com uma to do list!
Esta é apenas o registro das tarefas a serem feitas no período, em que você anota o que precisa ser feito e depois marca como concluído.
O Kanban, por sua vez, é um sistema que viabiliza o acompanhamento do status de todas as tarefas e permite avaliar itens pendentes e itens concluídos.
É como seu a to do list fosse uma fotografia e o Kanban um filme.
Como o Kanban vai melhorar seus estudos
Todo mundo sabe que organizar os estudos não é tarefa fácil!
E fica ainda mais difícil quando se tem por objetivo uma organização efetiva, capaz de potencializar resultados e otimizar processos.
Anotar datas e planejar o conteúdo a ser estudado na semana não é suficiente para tornar seus estudos mais eficientes.
Assim como colar post it na parede de maneira aleatória e com conteúdo vazio.
Para que sua organização te ajude a evoluir, você precisa conhecer a fundo todas as etapas e processos necessários ao objetivo.
Nisto está incluso: o que precisa estudar, o que está estudando, o que já estudou, o que precisará revisar, etc.
Os estudos somente são eficientes e apresentam bons resultados se forem direcionados aos nossos objetivos, o que exige um planejamento estratégico.
Assim, independentemente de qual seja o seu objetivo com os estudos, o primeiro passo a ser dado é a elaboração de um plano de estudo.
Nele você delimita a matéria (o que?), o método a ser utilizado (como?) e a frequência ou rotina de estudos (quando?). Sempre pensando no objetivo final (por que?).
Depois de ter elaborado seu planejamento, você precisa montar um cronograma e acompanhar sua evolução. É aqui que o Kanban vai melhorar seus estudos!
O Kanban é uma excelente ferramenta para organização e planejamento dos estudos.
Com ele você terá diante dos seus olhos todas as informações que precisa para simplesmente sentar e pôr a mão na massa. Olha só que maravilha!
Ele vai te ajudar a driblar a procrastinação, pois cada vez que sentar na mesa para estudar saberá exatamente por onde começar.
Assim você não precisa gastar seu tempo avaliando todo o conteúdo novamente para identificar o que precisa ser estudado, correndo risco de se distrair com outros assuntos ou tarefas.
Além disso, o Kanban permite que você acompanhe sua evolução.
Você pode analisar o que já foi e o que ainda precisa ser estudado, podendo gerenciar o tempo de estudo de cada tópico de acordo com sua evolução.
Assim você consegue antecipar eventuais reajustes no cronograma antes mesmo de se tornarem necessários.
Com o Kanban, fica muito mais fácil identificar e destacar os temas que precisam de revisão.
É possível monitorar o tempo levado para estudar cada tópico (se utilziar ferramenta digital) e também separar ou marcar o cartão com o conteúdo que teve dificuldade, para retomá-lo outro momento.
Ainda, a utilização desse método otimizará seus estudos, pois com alguns minutos dedicados à organização do seu Kanban, você deixa de perder tempo tentando lembrar o que precisa ser estudado e avaliando seu desempenho.
Como organizar seus estudos com o Kanban: passo-a-passo
1º Escolha o formato do seu quadro
Como toda e qualquer coisa, a organização dos estudos funciona de maneira diferente para cada pessoa.
Tem gente que prefere se organizar em meios digitais, outras com papel e caneta, alguns preferem uma organização mais detalhada, enquanto outros são mais objetivos.
E o Kanban serve para qualquer estilo de organização, basta adaptá-lo ao que funciona melhor dentro da sua rotina!
Você pode fazer um Kanban utilizando quadro branco com notas adesivas, mural, aplicativo, planilha no Excel ou programas de gestão, como o Trello.
Tem Kanban para todos os gostos!
Por isso a primeira coisa a se fazer é analisar as possibilidades e escolher o formato do seu quadro de Kanban. Aqui vão algumas ideias:
- Post-it direto na parede;
- Cartolina na parede;
- Quadro branco/negro;
- Quadro magnético;
- Quadro de isopor;
- Excel ou Google Sheets;
- Trello;
- Pocket Kanban.
Eu costumo utilizar o Trello, porque posso acessar de onde estiver (do celular ou do computador). Além de ser prático, ainda permite o compartilhamento do quadro com outras pessoas.
Fiz um template no Trello se você quiser utilizar como modelo:
2º Defina o grau de detalhamento dos cartões
Nos cartões ou post-its, serão anotados os tópicos a serem estudados.
Você precisa definir o grau de abertura desses tópicos de acordo com o seu planejamento de estudos.
Uma das maneiras de se organizar é escrevendo as disciplinas a serem estudadas (por exemplo: Legislação, Informática e Língua Portuguesa).
Ou você pode relacionar diretamente os conteúdos (por exemplo: lei nº 123, sistema operacional e crase).
Não existe um jeito certo ou errado de se organizar neste sentido, nem melhor ou pior.
Você precisa avaliar o modo que melhor se adéqua ao seu perfil de estudo!
Por isso, vale a pena realizar alguns testes, experimentando formatos diferentes de cartões, até encontrar o que mais lhe agrade.
3º Escreva todos os tópicos
Escreva nos cartões todos os temas que você precisa estudar.
Para isso, consulte o edital da sua prova ou cronograma do professor para garantir que nenhum tema fique de fora.
Uma dica é utilizar uma cor diferente de cartão para cada disciplina, o que além de deixar seu quadro visualmente mais atrativo e organizado, ajudará na identificação rápida dos tópicos.
Se for utilizar o Trello, você pode colocar etiquetas coloridas nos cartões.
4º Organize e dê nome às colunas
Quadro na parede e cartões prontos, chegou a hora de escolher as colunas do seu Kanban.
Geralmente são utilizadas três colunas com status de pendente, em andamento e concluído, sendo nomeadas "a fazer", "fazendo" e "feito".
Nomeie as colunas do jeito que achar melhor: "a estudar", "estudando" e "estudado" ou "tópicos a estudar", "estudando" e "tópicos estudados".
Você ainda pode acrescentar mais colunas como "tópicos a revisar" ou "estudar se der tempo", da maneira que preferir.
Use e abuse da sua criatividade!
5º Estabeleça ordem de prioridade nos cartões
Organize seus cartões em ordem cronológica na coluna "tópicos a estudar", começando de cima para baixo, iniciando pelas matérias que você deve estudar primeiro.
Tratando-se de provas com grande volume de conteúdo, como o Exame da OAB, concurso público e Enem, o ideal é organizar os tópicos de acordo com sua relevância, o que pode variar por peso ou quantidade de questões.
Uma dica é agrupar conteúdos similares para evitar uma mudança brusca no seu raciocínio.
Assim você não desperdiça o tempo gasto pelo nosso cérebro para entender a pausa de uma tarefa e início de outra.
Vai por mim, isso vai te ajudar a se esquivar de distrações e driblar a procrastinação.
6º Mantenha seu Kanban vivo!
Sempre que estiver estudando o conteúdo de determinado cartão, transfira-o para a coluna "estudando".
Se estiver utilizando alguma ferramenta digital, será possível registrar o tempo gasto com determinado tópico, mensurando seus esforços com aquele tema.
Quando terminar de estudar o tópico, transfira-o para a coluna "a revisar" ou "tópico estudado" de acordo com a sua segurança em relação à absorção do conteúdo.
A vantagem de organizar os estudos com o Kanban é que você acompanha o andamento das disciplinas.
Ele possibilita que você verifique quais demorou mais para finalizar, em quais encontrou problemas e precisa fazer uma revisão (ou estudar de novo) e quais foram as mais fáceis.
Para tanto, sempre que você terminar de estudar uma matéria e sentir que vai precisar revisá-la, faça uma anotação no cartão antes de movê-lo para a última coluna ou transfira-o para a coluna "a revisar" se tiver.
Assim, fica mais fácil visualizar o que você ainda vai precisar estudar de novo e gerenciar seu tempo para isso.
Não se engane! Nós somos as pessoas mais fáceis de sermos enganados por nós mesmos. Essa frase soa meio estranha, mas é pura verdade!
Somente transfira o cartão para a última coluna se você realmente aprendeu o assunto.
Nesta etapa, aconselho a resolução de exercícios sobre o tema para avaliação do seu aprendizado, sendo uma excelente técnica de fixação de conteúdo.
Para que o sistema Kanban te ajude a melhorar nos estudos, é indispensável que você o mantenha atualizado.
Você também deve utilizar as informações que ele irá fornecer para gerenciar o seu tempo e analisar seus resultados previamente.
Recomendo colocar uma data máxima para o estudo de cada tópico.
Assim você não corre o risco de gastar tempo demais com um pequeno número de tópicos e não conseguir estudar tudo o que precisa.
7º Kanban não faz milagres!
A verdade é que milagres não existem e para melhorar seus resultados, você precisa muito mais do que uma boa e efetiva organização.
O Kanban com certeza te ajudará a estudar melhor, mas ele por si só não bastará.
Não espere que seu desempenho melhore drasticamente, somente porque agora você é capaz de identificar quais são seus pontos fracos nas matérias e está revisando o que precisa ser revisado.
O Kanban é uma poderosa ferramenta sim, mas deve ser combinada com seus esforços para a construção de um conhecimento sólido e abrangente.
Se conseguir gerenciar melhor o seu tempo, o Kanban já terá cumprido seu papel, pois tornou seu estudo mais ágil.
Seus resultados continuarão dependendo dos seus esforços. Siga firme!
Agora que você conheceu o Kanban, entendeu porque deve começar a utilizá-lo ainda hoje e como fazer o seu, mãos à obra!
Dá uma olhada nesse modelo que fiz no Trello para você:
Para acessar é só clicar aqui!
Compartilha com a gente uma foto do seu Kanban! Enive para contato@apetrecho.digital e seja inspiração para outros leitores!
