Como organizar seus estudos com o Kanban: da indústria japonesa para sua parede!

A origem industrial do Kanban

O Kanban é um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho.

Ele consiste na organização de um quadro com colunas e cartões, o qual reflete os status das atividades necessárias ao comprimento do objetivo.

Esse método tem suas origens no Sistema Toyota de Produção, desenvolvido no final da década de 40 com o propósito de aumentar a produtividade e a eficiência da indústria automobilística.

Ele integra o sistema de produção enxuta (lean manufacturing) que tem como princípios basilares o não-desperdício e a melhora contínua.

Apesar de sua origem industrial, o Kanban tem sido vastamente utilizado ao longo dos anos por empresas dos mais diversos segmentos, especialmente para gestão de projetos, cujo trabalho normalmente é desenvolvido por uma ou várias equipes.

A ampla utilização deste sistema se dá em virtude dos diversos benefícios que ele pode apresentar para as empresas.

Por exemplo, ele possibilita o acompanhamento simultâneo da evolução por todos os membros da equipe envolvidos em um mesmo projeto, que podem verificar o status de cada tarefa em tempo real, otimizando assim o trabalho da equipe.

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Organize & Estude melhor

Neste artigo, vou te ensinar a organizar seus estudos com o Kanban. Vem comigo!

Como funciona o Kanban

A palavra Kanban tem origem japonesa e significa "cartão" ou "sinalização".

O conceito do Kanban é simples, mas a sua implementação nem sempre é fácil, porque necessita da criação de novos hábitos de organização para surtir efeito.

Ele consiste na elaboração de um quadro representando determinado projeto.

Esse quadro é composto por colunas e cartões, sendo que as colunas representam os status das tarefas que estão escritas nos cartões.

O quadro do projeto deve conter pelo menos três colunas que demonstrem (i) as tarefas a serem realizadas; (ii) as tarefas em andamento; (iii) e as tarefas concluídas.

Geralmente essas colunas são nomeadas como "to do", "doing" e "done".

Em português ficaria: "a fazer", "fazendo" e "feito".

O objetivo do quadro é que os cartões sejam movidos entre as colunas conforme os status das tarefas evoluem, fornecendo um panorama do que está pendente e do que já foi concluído.

Quadro Kanban com três colunas nomeadas "a fazer", "em processo" e "feito".
Exemplo de quadro Kanban para organizar seus estudos.

O Kanban se apresenta como uma ferramenta de metodologia ágil, tal como o Scrum, e proporciona a otimização de resultados através da melhora dos processos.

Mas atenção para não confundir o Kanban com uma to do list!  

Esta é apenas o registro das tarefas a serem feitas no período, em que você anota o que precisa ser feito e depois marca como concluído.

O Kanban, por sua vez, é um sistema que viabiliza o acompanhamento do status de todas as tarefas e permite avaliar itens pendentes e itens concluídos.

É como seu a to do list fosse uma fotografia e o Kanban um filme.  

Como o Kanban vai melhorar seus estudos

Todo mundo sabe que organizar os estudos não é tarefa fácil!

E fica ainda mais difícil quando se tem por objetivo uma organização efetiva, capaz de potencializar resultados e otimizar processos.

Anotar datas e planejar o conteúdo a ser estudado na semana não é suficiente para tornar seus estudos mais eficientes.

Assim como colar post it na parede de maneira aleatória e com conteúdo vazio.

Notas autoadesivas utilizadas no Kanban coladas na parede, em branco.
Com o Kanban, suas anotações se tornarão eficientes e muito mais úteis.

Para que sua organização te ajude a evoluir, você precisa conhecer a fundo todas as etapas e processos necessários ao objetivo.

Nisto está incluso: o que precisa estudar, o que está estudando, o que já estudou, o que precisará revisar, etc.

Os estudos somente são eficientes e apresentam bons resultados se forem direcionados aos nossos objetivos, o que exige um planejamento estratégico.

Assim, independentemente de qual seja o seu objetivo com os estudos, o primeiro passo a ser dado é a elaboração de um plano de estudo.

Nele você delimita a matéria (o que?), o método a ser utilizado (como?) e a frequência ou rotina de estudos (quando?).  Sempre pensando no objetivo final (por que?).

Depois de ter elaborado seu planejamento, você precisa montar um cronograma e acompanhar sua evolução. É aqui que o Kanban vai melhorar seus estudos!

O Kanban é uma excelente ferramenta para organização e planejamento dos estudos.

Com ele você terá diante dos seus olhos todas as informações que precisa para simplesmente sentar e pôr a mão na massa. Olha só que maravilha!

Ele vai te ajudar a driblar a procrastinação, pois cada vez que sentar na mesa para estudar saberá exatamente por onde começar.

Assim você não precisa gastar seu tempo avaliando todo o conteúdo novamente para identificar o que precisa ser estudado, correndo risco de se distrair com outros assuntos ou tarefas.

Além disso, o Kanban permite que você acompanhe sua evolução.

Você pode analisar o que já foi e o que ainda precisa ser estudado, podendo gerenciar o tempo de estudo de cada tópico de acordo com sua evolução.

Assim você consegue antecipar eventuais reajustes no cronograma antes mesmo de se tornarem necessários.

Com o Kanban, fica muito mais fácil identificar e destacar os temas que precisam de revisão.

É possível monitorar o tempo levado para estudar cada tópico (se utilziar ferramenta digital) e também separar ou marcar o cartão com o conteúdo que teve dificuldade, para retomá-lo outro momento.  

Ainda, a utilização desse método otimizará seus estudos, pois com alguns minutos dedicados à organização do seu Kanban, você deixa de perder tempo tentando lembrar o que precisa ser estudado e avaliando seu desempenho.

Como organizar seus estudos com o Kanban: passo-a-passo

Infográfico com o passo a passo para fazer o seu Kanban
Infográfico com o passo a passo para fazer o seu Kanban.

1º Escolha o formato do seu quadro

Como toda e qualquer coisa, a organização dos estudos funciona de maneira diferente para cada pessoa.

Tem gente que prefere se organizar em meios digitais, outras com papel e caneta, alguns preferem uma organização mais detalhada, enquanto outros são mais objetivos.

E o Kanban serve para qualquer estilo de organização, basta adaptá-lo ao que funciona melhor dentro da sua rotina!

Você pode fazer um Kanban utilizando quadro branco com notas adesivas, mural, aplicativo, planilha no Excel ou programas de gestão, como o Trello.

Tem Kanban para todos os gostos!

Por isso a primeira coisa a se fazer é analisar as possibilidades e escolher o formato do seu quadro de Kanban. Aqui vão algumas ideias:

  • Post-it direto na parede;
  • Cartolina na parede;
  • Quadro branco/negro;
  • Quadro magnético;
  • Quadro de isopor;
  • Excel ou Google Sheets;
  • Trello;
  • Pocket Kanban.

Eu costumo utilizar o Trello, porque posso acessar de onde estiver (do celular ou do computador). Além de ser prático, ainda permite o compartilhamento do quadro com outras pessoas.

Fiz um template no Trello se você quiser utilizar como modelo:

2º Defina o grau de detalhamento dos cartões

Nos cartões ou post-its, serão anotados os tópicos a serem estudados.

Você precisa definir o grau de abertura desses tópicos de acordo com o seu planejamento de estudos.

Uma das maneiras de se organizar é escrevendo as disciplinas a serem estudadas (por exemplo: Legislação, Informática e Língua Portuguesa).

Ou você pode relacionar diretamente os conteúdos (por exemplo: lei nº 123, sistema operacional e crase).

Não existe um jeito certo ou errado de se organizar neste sentido, nem melhor ou pior.

Você precisa avaliar o modo que melhor se adéqua ao seu perfil de estudo!

Por isso, vale a pena realizar alguns testes, experimentando formatos diferentes de cartões, até encontrar o que mais lhe agrade.

3º Escreva todos os tópicos

Escreva nos cartões todos os temas que você precisa estudar.

Para isso, consulte o edital da sua prova ou cronograma do professor para garantir que nenhum tema fique de fora.

Uma dica é utilizar uma cor diferente de cartão para cada disciplina, o que além de deixar seu quadro visualmente mais atrativo e organizado, ajudará na identificação rápida dos tópicos.

Se for utilizar o Trello, você pode colocar etiquetas coloridas nos cartões.

4º Organize e dê nome às colunas

Quadro na parede e cartões prontos, chegou a hora de escolher as colunas do seu Kanban.

Geralmente são utilizadas três colunas com status de pendente, em andamento e concluído, sendo nomeadas "a fazer", "fazendo" e "feito".

Nomeie as colunas do jeito que achar melhor:  "a estudar", "estudando" e "estudado" ou "tópicos a estudar", "estudando" e "tópicos estudados".

Você ainda pode acrescentar mais colunas como "tópicos a revisar" ou "estudar se der tempo", da maneira que preferir.

Use e abuse da sua criatividade!

5º Estabeleça ordem de prioridade nos cartões

Organize seus cartões em ordem cronológica na coluna "tópicos a estudar", começando de cima para baixo, iniciando pelas matérias que você deve estudar primeiro.

Tratando-se de provas com grande volume de conteúdo, como o Exame da OAB, concurso público e Enem, o ideal é organizar os tópicos de acordo com sua relevância, o que pode variar por peso ou quantidade de questões.

Uma dica é agrupar conteúdos similares para evitar uma mudança brusca no seu raciocínio.

Assim você não desperdiça o tempo gasto pelo nosso cérebro para entender a pausa de uma tarefa e início de outra.

Vai por mim, isso vai te ajudar a se esquivar de distrações e driblar a procrastinação.

6º Mantenha seu Kanban vivo!

Sempre que estiver estudando o conteúdo de determinado cartão, transfira-o para a coluna "estudando".

Se estiver utilizando alguma ferramenta digital, será possível registrar o tempo gasto com determinado tópico, mensurando seus esforços com aquele tema.

Quando terminar de estudar o tópico, transfira-o para a coluna "a revisar" ou "tópico estudado" de acordo com a sua segurança em relação à absorção do conteúdo.

A vantagem de organizar os estudos com o Kanban é que você acompanha o andamento das disciplinas.

Ele possibilita que você verifique quais demorou mais para finalizar, em quais encontrou problemas e precisa fazer uma revisão (ou estudar de novo) e quais foram as mais fáceis.

Para tanto, sempre que você terminar de estudar uma matéria e sentir que vai precisar revisá-la, faça uma anotação no cartão antes de movê-lo para a última coluna ou transfira-o para a coluna "a revisar" se tiver.

Assim, fica mais fácil visualizar o que você ainda vai precisar estudar de novo e gerenciar seu tempo para isso.

Não se engane! Nós somos as pessoas mais fáceis de sermos enganados por nós mesmos. Essa frase soa meio estranha, mas é pura verdade!

Somente transfira o cartão para a última coluna se você realmente aprendeu o assunto.

Nesta etapa, aconselho a resolução de exercícios sobre o tema para avaliação do seu aprendizado, sendo uma excelente técnica de fixação de conteúdo.

Para que o sistema Kanban te ajude a melhorar nos estudos, é indispensável que você o mantenha atualizado.

Você também deve utilizar as informações que ele irá fornecer para gerenciar o seu tempo e analisar seus resultados previamente.

Recomendo colocar uma data máxima para o estudo de cada tópico.

Assim você não corre o risco de gastar tempo demais com um pequeno número de tópicos e não conseguir estudar tudo o que precisa.

7º Kanban não faz milagres!

A verdade é que milagres não existem e para melhorar seus resultados, você precisa muito mais do que uma boa e efetiva organização.

O Kanban com certeza te ajudará a estudar melhor, mas ele por si só não bastará.

Não espere que seu desempenho melhore drasticamente, somente porque agora você é capaz de identificar quais são seus pontos fracos nas matérias e está revisando o que precisa ser revisado.

O Kanban é uma poderosa ferramenta sim, mas deve ser combinada com seus esforços para a construção de um conhecimento sólido e abrangente.

Se conseguir gerenciar melhor o seu tempo, o Kanban já terá cumprido seu papel, pois tornou seu estudo mais ágil.

Seus resultados continuarão dependendo dos seus esforços. Siga firme!

Agora que você conheceu o Kanban, entendeu porque deve começar a utilizá-lo ainda hoje e como fazer o seu, mãos à obra!

Dá uma olhada nesse modelo que fiz no Trello para você:

Tela do trello com um kanban
Kanban no Trello

Para acessar é só clicar aqui!

Compartilha com a gente uma foto do seu Kanban aqui nos comentários. Seja inspiração para outros leitores!

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