Como ser organizado no trabalho, nos estudos e na vida
Amanda VieiraSer organizado não é um dom nato, embora muitas pessoas sejam organizadas desde a infância. Organização é uma habilidade que pode ser desenvolvida até mesmo pela pessoa mais bagunceira que você conheça.
Se você está aqui, é porque precisa de uma ajuda para ser mais organizado, certo?
Então vamos lá. Neste artigo você vai encontrar dicas para ser organizado no trabalho, nos estudos e na vida.
Transforme a organização em um hábito, livre-se do estresse e seja mais produtivo!
Como ser organizado no trabalho
Como ser organizado nos estudos
Como ser organizado na vida
Como ser organizado no trabalho
Confira 13 dicas práticas para ser mais organizado no trabalho:
1. Comece o dia olhando sua agenda
Assim que começar a trabalhar, a primeira coisa que você deve fazer, antes mesmo de ler os seus e-mails, é conferir seus compromissos.
Deste modo você pode confirmar ou remarcar o que for preciso, além de lembrar em quais horários do dia não estará disponível para outras atividades.
2. Determine horários para leitura de e-mails
Tenha horários predeterminados para ler os seus e-mails. Pode ser logo pela manhã, após o almoço e no final do dia, ou, melhor ainda, em apenas um horário.
Isso fará com que a leitura de e-mails ao longo do dia não afete sua produtividade. Lembre-se também de manter sua caixa de entrada limpa!
3. Cuide do seu ambiente
Mantenha seu local de trabalho sempre organizado, não apenas sua mesa. Certifique-se que todo o ambiente esteja limpo e em ordem, inclusive suas gavetas e computador.
Classifique seus documentos, organize as pastas, tire o lixo, jogue as canetas que não funcionam fora e evite o uso de papel quando puder.
4. Limpe sua área de trabalho
Organize a área de trabalho do seu computador e tente manter essa organização. Crie pastas como “arquivos provisórios” para evitar de lotar seu desktop com mil e um arquivos.
Torne fácil o acesso aos documentos que você mais consulta e crie atalhos para os programas utilizados no dia a dia.
5. Planeje suas pausas
Programe intervalos ao longo do dia. Assim, suas pausas para o café não afetarão sua agenda de compromissos, nem você ficará preocupado se está ou não na hora de tomar aquele cafezinho.
6. Programe o dia seguinte
Ao final do dia, liste todas as suas tarefas para o dia seguinte. Assim, quando chegar ao trabalho, já saberá por onde começar.
Confira os 7 benefícios de ter uma to-do list!
7. Priorize as tarefas
Organize sua lista de tarefas em ordem de prioridade ou urgência. Você pode utilizar a Matriz de Eisenhower, por exemplo, para ajudar a definir a prioridade das suas tarefas.
Primeiro o mais importante: faça disso um mantra.
Também grave isso: quando tudo é urgente, nada é urgente. Parece um paradoxo, mas é simples. Muitas coisas só são urgentes porque deixamos que elas se tornem urgentes, por falta de planejamento ou procrastinação.
Aprenda a priorizar suas tarefas e elimine as urgências da sua vida!
8. Esvazie sua mesa
Deixe sobre ela apenas os materiais que você realmente usa.
Guarde na gaveta aquele grampeador que você usa apenas uma vez por mês, aqueles relatórios e papéis que você nunca mais irá consultar. Libere espaço e torne sua vida mais fácil.
9. Utilize a tecnologia a seu favor
Gerencie suas tarefas com aplicativos como o Trello, use o Google Calendar ou outro aplicativo de calendário para marcar os compromissos e programar lembretes, salve suas notas no Evernote. Conheça os aplicativos e programas que podem te ajudar e se acostume com eles.
Ter seus compromissos e tarefas sincronizados no seu celular e computador pode salvar sua vida! (contém exagero)
10. Tenha uma cola
Faça um arquivo digital ou uma folha com os telefones, senhas e outras informações que você usa no dia a dia. Salve os sites que mais usa como favoritos no seu navegador para otimizar seu acesso a elas.
11. Crie o hábito de anotar tudo
Mantenha ao seu alcance um caderno ou bloco de anotações para anotar as ideias que tiver durante o dia, o que lembrar que precisa fazer ou alguma informação da qual precise recordar depois.
Não confie na sua memória!
12. Defina lembretes e alarmes
Defina lembretes para alguns minutos antes dos seus compromissos, considerando o tempo de locomoção para jamais se atrasar.
Crie eventos e tarefas no calendário e defina alarme para minutos antes de começar para não correr o risco de esquecer.
13. Use calendários
Tenha um calendário físico na sua mesa com os eventos anotados. Assim, você tem sempre diante dos olhos os principais compromissos do mês e não corre o risco de marcar outros compromissos no mesmo dia.
Como ser organizado nos estudos
Sem fórmulas prontas ou dicas rasas, descubra como criar um método de organização próprio e definitivo para melhorar seus estudos imediatamente.
Aqui no site da Apetrecho, temos um artigo com 6 dicas infalíveis para ser um estudante organizado, no qual ensinamos estudantes a criar o hábito da organização.
Mas se você está com pressa e quer algumas dicas rápidas, aqui estão 7 dicas para ser mais organizado nos estudos:
1. Faça seu próprio cronograma: tenha um cronograma de estudos feito por você (não use um pronto, feito por outra pessoa - no máximo utilize modelos). Elabore ele de maneira estratégica de acordo com sua rotina e necessidades.
Temos um artigo que pode te ajudar com isso, confere aí: Estratégia de Estudos: Como fazer Cronograma e Ciclo de estudos eficientes
2. Experimente estudar em ciclos: se você tem dificuldade em seguir cronogramas, experimente estudar com ciclo de estudo.
Entenda a diferença entre cronograma e ciclo de estudos.
3. Tenha uma rotina de estudos: em se tratando de estudos, mais importante do que intensidade é a consistência. Por isso, tenha uma rotina de estudos leve, para que você consiga mantê-la por muito tempo.
4. Organize seus materiais: sejam eles físicos ou digitais. Mapeie todos os arquivos e cadernos, criando uma espécie de acervo particular, para saber o que você já tem e o que precisa adquirir.
5. Centralize suas anotações: mantenha suas anotações de aula e de estudos em um único local (digital ou físico), para saber onde encontrar as informações que você precisa sem perder tempo em meio a centenas de cadernos e arquivos digitais.
6. Utilize metodologias ágeis: experimente utilizar metodologias ágeis, como o Kanban. Assim você terá um controle sobre o que já estudou e ainda precisa estudar.
7. Use e abuse das cores: crie um color code para grifar seus textos, em que cada cor representa um tipo de informação: dúvidas, definição de conceitos, fórmulas, datas, etc.
Como ser organizado na vida
Conheço muita gente que consegue ser organizada no trabalho e nos estudos, mas as tarefas pessoais do dia a dia estão sempre acumuladas, sempre se atrasam para os compromissos e vivem exaustas, estressadas, sentindo-se sobrecarregadas.
Se você se identifica com alguma dessas situações, posso ajudar você.
Confere ai 6 dicas para ser mais organizado na vida:
1. Faça uma faxina mental
Anote tudo o que você precisa ou deseja fazer em uma lista. Tudo, tudo mesmo: levar aquela peça de roupa para o conserto, ligar para sua avó, arrumar o guarda-roupa, estudar português, finalizar aquele cursinho on-line. Tudo!
Uma vez por semana você pega essa lista e analisa quais daqueles itens você pode fazer nos próximos dias e os acrescenta no seu planejamento semanal.
2. Planeje sua semana
Planeje sua semana no domingo à noite (ou em outro dia que você prefira).
Faça uma to-do list com tudo o que você precisa ou pretende fazer naquela semana, desde compromissos até mesmo mandar uma mensagem para sua tia da qual você sente saudade.
Seja flexível com os horários, pois imprevistos podem acontecer.
3. Planeje suas refeições e vá ao mercado com uma lista
Antes de ir ao mercado, planeje suas refeições para os próximos dias e faça uma lista com todos os itens que precisa para prepará-las.
Assim você não esquece de comprar nada do que precisa, nem acaba comprando coisas demais, além de diminuir o tempo que você perde olhando para as prateleiras do mercado pensando no que precisa.
4. Tenha um cronograma para tarefas domésticas
Se você faz atividades domésticas, tenha um cronograma para elas. Isso vai ajudar você quando se deparar com alguma bagunça na casa: hoje não é dia de limpar isso, só amanhã.
Aí você fica com sua consciência tranquila e toca a vida adiante, sem sofrer por ter alguma coisa fora de ordem.
Outra ideia é não fazer tudo no mesmo dia: distribua as tarefas durante a semana. Assim as tarefas parecem menos cansativas.
5. Crie lembrete para os aniversários com repetição anual
Anote os aniversários das pessoas importantes para você no Google Calendar ou outro calendário digital que você utiliza e programe para o evento se repetir anualmente.
Não esqueça nunca mais o aniversário daqueles que você ama!
6. Separe um dia por mês para organizar e pagar suas contas
Programe-se uma vez por mês para organizar seus boletos e agendar os pagamentos. Coloque tudo o que puder em débito automático.
Se quiser levar a organização a sério, faça também uma planilha com todos os seus gastos e despesas para tê-los sob controle.
Organização é uma habilidade que pode ser desenvolvida e, uma vez que se torna um hábito, vira parte da sua rotina e torna sua vida muito mais leve.
Esse artigo tinha a intenção de trazer algumas dicas rápidas e práticas para ser mais organizado no trabalho, nos estudos e na vida. Espero ter ajudado você!
